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Field service management | 3 MIN DE LECTURE

5 signes qui montrent que vous devez optimiser les plannings de vos équipes mobiles

 5 mars 2019

Crédits photo : Rawpixel - Pixabay

La productivité de vos équipes mobiles est un facteur clé de performance pour votre entreprise et, comme toute organisation devant gérer des plannings de déplacements et de visites, vous jonglez au quotidien avec de multiples contraintes pour :

  • garantir le meilleur service à vos clients en leur proposant des créneaux de visite courts et respectés ;
  • augmenter le nombre d’interventions ou de visites réalisées chaque jour, sans pour autant épuiser vos équipes ;
  • réduire les coûts des tournées, pour ne pas plomber votre rentabilité…

Seulement voilà : qu’il s’agisse de livraison et d’installation de produits, d’interventions de maintenance, de visites d’expertise ou de contrôle, ou encore de tournées commerciales, vous avez le sentiment que vos efforts ne portent pas leurs fruits et, surtout, que vous pourriez faire beaucoup mieux. Vous avez raison : les entreprises qui utilisent une solution  d'optimisation des plannings et des tournées enregistrent des gains de productivité allant de 10 % à 30 %. Si votre entreprise présente ne serait-ce qu’un des 5 symptômes décrits ci-après, c’est que vous avez, vous aussi, la possibilité d’augmenter significativement la productivité de vos équipes mobiles en déployant ce type de solution.

Ce qui indique que vos plannings ne sont pas (encore) optimisés :

1 – Vos collaborateurs passent un temps fou à organiser leurs déplacements et à gérer l’ordonnancement de leurs visites. Malgré cela, une fois sur le terrain, des changements et des imprévus viennent continuellement perturber leurs agendas. L’amplitude des journées augmente, mais les temps morts se multiplient et la productivité s’en ressent…

2 ­–Les horaires de visites convenus avec les clients ne sont pas respectés. Les tournées réalisées ne correspondent pas du tout aux tournées planifiées. Il y a à cela de multiples raisons : mauvaise estimation des temps de trajet ou des durées d’intervention, absences des clients malgré les confirmations, rendez-vous ajoutés à la dernière minute… Résultat : vos équipes essuient régulièrement des plaintes une fois sur place et, de votre côté, vous recevez et devez gérer les retours d’un certain nombre de clients insatisfaits…

3 – Les tournées sont déséquilibrées : les plannings de vos collaborateurs ne sont pas remplis de façon équitable, les rendez-vous sont mal répartis sur la semaine, certaines journées sont trop chargées, d’autres pas assez… Au sein des équipes, ces déséquilibres suscitent des tensions, des conflits et des insatisfactions qui se traduisent par un taux de turn-over en hausse.

4 – Les coûts de déplacement augmentent, mais le chiffre d’affaires ne suit pas… Malgré vos rappels à l’ordre et vos appels à une gestion plus rigoureuse, la situation ne s’améliore pas. Vous le constatez sans pouvoir vous attaquer aux causes parce que vous n’avez pas vraiment les moyens de les identifier.

5 – Vous peinez à récupérer les données qui vous permettraient – justement – d’avoir une vue d’ensemble des temps de déplacement et d’intervention, de l’utilisation effective des équipements et des ressources, etc. et de comprendre les causes de sous-optimisation de vos plannings. Ces données existent, mais elles sont dispersées dans divers outils, calculées sur des bases ou selon des méthodes différentes et, si tant est qu’elles remontent jusqu’à vous, difficiles à consolider et donc à analyser.

 solutions optimisation

 Attention ! Ne mettez pas la charrue avant les bœufs

Le fait que votre organisation présente un ou plusieurs de ces symptômes ne signifie pas que le déploiement d’une solution de gestion et d’optimisation des plannings va les faire disparaître du jour au lendemain. L’identification des symptômes ne remplace pas un diagnostic approfondi et ne préjuge ni de la profondeur du mal, ni de ses causes, ni surtout de l’acceptation du traitement…

Il est probable qu’une solution d’optimisation vous aide à dépasser les difficultés que vous rencontrez actuellement et à atteindre vos objectifs. Mais ne perdez pas de vue qu’un projet de cette nature remet nécessairement en cause l’organisation en place, ainsi que les processus et les habitudes installés de longue date qui, malgré leurs imperfections et leurs limites, sont acceptés par l’ensemble des acteurs concernés.

L’adoption d’un nouvel outil et de nouvelles méthodes de travail soulèvent toujours des inquiétudes légitimes et de multiples questions :

  • Est-ce vraiment le moment de lancer ce projet ?
  • Quels seront les bénéfices concrets et dans quels délais seront-ils obtenus ?
  • Ces bénéfices seront-ils durables ?
  • Les changements seront-ils facilement acceptés par les techniciens/commerciaux et par les managers ?
  • La solution sera-t-elle contraignante pour les utilisateurs ?
  • Les clients seront-ils impactés de façon positive par cette nouvelle organisation ?
Autant de questions auxquelles un diagnostic en bonne et due forme, une analyse approfondie des besoins et l’étude du potentiel de progression doivent vous permettre de répondre avec précision.

On vous explique dans un prochain billet en quoi consistent ces étapes indispensables à la réussite de votre projet. Et, rassurez-vous, on vous explique aussi comment procéder ;-)

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